HR-management is cruciaal voor kleine mkb-bedrijven, maar deze bedrijven (met tot circa 50 medewerkers) staan vaak voor de keuze hoe zij hun HR-taken organiseren. Moeten zij een interne HR-medewerker in dienst nemen of (gedeeltelijk) hun HR uitbesteden aan een externe dienstverlener? Beide opties hebben voor- en nadelen op het gebied van kosten, efficiëntie en kwaliteit. Kleine ondernemingen beginnen HR-zaken vaak zelf te regelen, maar naarmate het personeelsbestand groeit, wordt dit complexer en tijdrovender. Een iets groter mkb-bedrijf neemt soms een eigen HR-verantwoordelijke aan, al maakt dat hen erg afhankelijk van één persoon binnen de organisatie. Tegelijk kiezen tegenwoordig steeds meer bedrijven ervoor om hun HR-administratie (deels) uit te besteden om ontzorgd te worden. In dit rapport worden de kosten van beide opties diepgaand onderzocht en met elkaar vergeleken.

Kostenelementen per optie

Kosten van een interne HR-medewerker: Het in dienst nemen van een HR-medewerker brengt diverse kosten met zich mee:

• Salaris en loonlasten: Het brutosalaris van een HR-professional in Nederland bedraagt gemiddeld rond €3.500–€4.500 per maand, afhankelijk van functie en ervaring. Zo verdient een HR-adviseur gemiddeld circa €4.000 bruto per maand (ongeveer €50.000 per jaar inclusief 8% vakantiegeld), terwijl een junior HR-medewerker rond €3.000 bruto kan starten. Daarbovenop komen verplichte werkgeverslasten (sociale premies, pensioenbijdrage e.d.) die de kosten van personeelszaken verhogen.), grofweg 20–35% extra bovenop het brutoloon. Dit betekent dat de totale loonkosten voor de werkgever aanzienlijk hoger liggen dan het bruto maandloon van de medewerker. Bijvoorbeeld, een HR-salaris van €45.000 kost al gauw €54.000–€60.000 per jaar aan totale loonkosten voor de werkgever, exclusief overige kosten.
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: Naast het salaris moet rekening worden gehouden met 8% vakantiegeld, eventuele bonussen, een pensioenregeling (waarbij de werkgever vaak een deel premie bijdraagt), verzekeringen (zoals ziekteverzuimverzekering) en andere arbeidsvoorwaarden. Deze vormen een integraal onderdeel van de kosten van een interne kracht, inclusief de kosten voor het faciliteren van interne mobiliteit.
• Overhead en faciliteiten: Een interne medewerker brengt overheadkosten mee. Denk aan kantoorruimte, apparatuur, HR-softwarelicenties en benodigdheden. Een gemiddelde kantoorwerkplek kost bijvoorbeeld rond €9.000 per jaar per werknemer (volgens de NFC Index), wat operationele kosten met zich meebrengt binnen het bedrijf. Ook moeten werkgevers investeren in arbo-dienstverlening en eventuele HR-tools voor de medewerker. Opleidingskosten om de HR-kennis up-to-date te houden vallen hier eveneens onder.
• Verzuim en vervanging: In Nederland geldt bij ziekte een loondoorbetalingsplicht tot 2 jaar. Dit betekent dat een zieke HR-medewerker lange tijd doorbetaald moet worden, terwijl mogelijk vervangende ondersteuning nodig is – een potentieel verborgen kostenpost. Ook het werven en inwerken van een interne HR-kracht kost tijd en geld (bijvoorbeeld advertenties, recruitmentfees of managementtijd). Deze indirecte kosten moeten worden meegewogen.

Kosten van gedeeltelijke HR-uitbesteding: Bij HR-uitbesteding worden bepaalde HR-taken overgedragen aan een externe dienstverlener, wat voordelen biedt voor jouw organisatie. Dit kan variëren van het uitbesteden van enkel de salarisadministratie tot een breder pakket aan HR-diensten (personeelsadministratie, advies bij arbeidsgeschillen, verzuimbegeleiding, etc.), afhankelijk van wat het bedrijf nodig heeft. Belangrijke kostenelementen hierbij zijn: de kosten van interne en externe HR-diensten en de kosten voor recruitment.

• Prijsmodellen van HR-dienstverleners: Externe HR-partijen hanteren verschillende prijsmodellen. Veelvoorkomend is een vast tarief per medewerker per maand voor een bepaald dienstenpakket, wat ook kan inhouden dat er ondersteuning is bij recruitment. Bijvoorbeeld, een gespecialiseerd HR-bureau biedt HR-abonnementen aan vanaf ongeveer €20–€30 per medewerker per maand voor basis HR-administratie, oplopend tot ~€60 per medewerker per maand voor een compleet pakket inclusief verzuimbeheer en juridisch advies. Bij 50 medewerkers zou zo’n volledig pakket rond €37.000 per jaar kosten (50×€61,95×12), terwijl een basispakket circa €18.900 per jaar zou bedragen (50×€31,50×12). Simpelere administratieve taken, zoals alleen loonadministratie, zijn vaak goedkoper: payroll providers rekenen gemiddeld €5–€12,50 per loonstrook per medewerker. Dat komt neer op bijvoorbeeld €5×12 = €60 tot €12,50×12 = €150 per medewerker per jaar, exclusief eventuele éénmalige kosten.
• Eenmalige opstart- en implementatiekosten: Bij het uitbesteden van HR zijn vaak eenmalige kosten van toepassing, zoals implementatie van HR-software of het inrichten van de dienstverlening. Deze opstartkosten variëren per aanbieder – indicatief €85–€300 aan instelkosten en soms registratiekosten van ~€20–€40 per medewerker, wat invloed heeft op de operationele kosten. Sommige all-in HR-partijen rekenen een vaste opstartfee (bijv. ~€500) voor het opzetten van het HR-systeem.
• Contractvormen en variabele kosten: HR-uitbesteding kan op abonnementsbasis (vaste prijs per maand) of op urenbasis plaatsvinden. Veel mkb-gerichtte dienstverleners bieden een abonnement (soms met staffelkorting: meer medewerkers betekent lagere prijs per stuk), wat ook kan helpen bij recruitment en het ondersteunen van interne mobiliteit. Alternatief is inhuren van een HR-consultant op afroep of parttime. Uurtarieven voor HR-professionals liggen doorgaans rond €60–€80 per uur in het mkb-segment. Zo’n constructie kan geschikt zijn voor advies of enkele dagen per maand ondersteuning, met kosten die variëren naar gelang het aantal afgenomen uren en de behoefte aan interne mobiliteit. De contractduur kan flexibel zijn – bijvoorbeeld een maandelijks opzegbaar abonnement, of een jaarcontract met een vast dienstenpakket.
• Inclusief diensten: In de tarieven van externe HR-serviceproviders zijn vaak diverse zaken inbegrepen die bij een interne medewerker apart betaald moeten worden. Bijvoorbeeld toegang tot HR-software, juridisch advies op HR-gebied, updates aan arbeidsovereenkomsten, etc., zijn cruciaal voor de HR-administratie binnen jouw organisatie. Een belangrijk kenmerk is dat de externe partij de loonkosten van haar eigen personeel draagt – een bedrijf betaalt dus een factuur voor de service, niet de salarissen van individuele HR-experts. Eventuele extra diensten (bijvoorbeeld het opstellen van een nieuw personeelshandboek, werving & selectie, of uitgebreide juridische ondersteuning buiten het pakket) kunnen apart in rekening worden gebracht. Het is daarom van belang na te gaan wat binnen het vaste tarief valt en welke zaken meerkosten met zich mee kunnen brengen.

Vergelijking en analyse extern vs interne HR

Bij het vergelijken van een interne HR-medewerker met gedeeltelijke HR-uitbesteding moeten zowel directe kosten als indirecte/verborgen kosten in ogenschouw worden genomen. Daarnaast spelen schaalvoordelen, flexibiliteit, kwaliteitsverschillen en risico’s een rol in de personeelszaken. Hieronder analyseren we de belangrijkste punten:… Directe vs. indirecte kosten: De directe kosten van een interne HR-kracht zijn voornamelijk het salaris en de bijkomende werkgeverslasten in de personeelszaken. Dit is een vaste last voor het bedrijf, ongeacht of er in een maand veel of weinig HR-werk ligt. Bij uitbesteding bestaan de directe kosten uit de periodieke factuur van de HR-dienstverlener – deze is vaak proportioneel aan het aantal medewerkers of aan de afgenomen diensten. In veel gevallen liggen deze uitbestedingskosten lager dan de loonkosten van een voltijds HR-functionaris binnen de organisatie. Zo kan het uitbesteden van salaris- en personeelsadministratie tegen een vast bedrag per medewerker per maand aanzienlijk goedkoper uitpakken dan een fulltime salarisadministrateur/HR-medewerker in dienst hebben. Indirecte kosten zijn vaak hoger bij een interne oplossing: overhead (werkplek, IT, etc.), doorbetaling bij ziekte, rekrutering en inwerktijd, verlies aan productiviteit als HR-taken blijven liggen bij afwezigheid, etc. Bij uitbesteding zijn veel indirecte kosten verrekend in het tarief (de leverancier dekt eigen personeel, software en continuïteit). Wel moet men bij outsourcing rekening houden met eventuele indirecte kosten zoals de tijd die het bedrijf kwijt is aan overleg met de provider, of kosten om later van provider te wisselen. Over het algemeen geldt dat HR-uitbesteding voor kleine organisaties in pure euro’s vaak gunstiger is, terwijl een interne medewerker naast directe loonkosten ook interne “verborgen” kosten meebrengt. Echter, indien de organisatie zeer weinig HR-behoefte heeft (bijv. maar een paar medewerkers) en het meeste zelf doet, kunnen de kosten van minimale externe ondersteuning of goede HR-software ook laag blijven.

Schaalvoordelen en flexibiliteit: Externe HR-dienstverleners behalen schaalvoordeel door voor meerdere klanten te werken binnen de organisatie. Dit vertaalt zich in efficiëntere processen en lagere kosten per klant. Zo kunnen zij geavanceerde HR- en salarissystemen inzetten en de kosten daarvan spreiden. Voor de klant betekent dit dat de prijs vaak meeschaalt met het aantal medewerkers: neem je meer personeel aan, dan stijgt de maandfactuur lineair of volgens staffel, maar blijft relatief overzichtelijk. Bij een interne medewerker daarentegen zijn de kosten min of meer vast ongeacht dat hij/zij bijvoorbeeld 30 of 50 medewerkers bedient – tot het punt dat de workload een extra kracht nodig maakt. HR-uitbesteding biedt ook flexibiliteit: men kan relatief eenvoudig opschalen (meer diensten afnemen als het bedrijf groeit) of afschalen. Je betaalt doorgaans alleen voor wat je nodig hebt en kunt modules aan- of uitzetten. Ook is de continuïteit beter gewaarborgd; bij ziekte of vakantie van de vaste contactpersoon zorgt het bureau voor vervanging. Daarmee is HR-service “altijd aan”. Een eigen HR-medewerker biedt minder flexibiliteit: ontslag of urenvermindering is lastiger dan een abonnement opzeggen of aanpassen. Bovendien kan een interne medewerker in piekperiodes overbelast raken en in rustige periodes onderbenut, terwijl een externe partij de capaciteit flexibeler inzet. Outsourcing-contracten kunnen vaak relatief kortlopend of modulair zijn, zodat een mkb-bedrijf HR-kosten snel kan bijstellen bij krimp of groei.

Toegevoegde waarde van een interne medewerker: Ondanks mogelijke kostenvoordelen van outsourcing is de qualitatieve waarde van een interne HR-collega niet te verwaarlozen. Een interne HR-medewerker kent de organisatie van binnenuit – hij/zij ademt de bedrijfscultuur en is dagelijks aanwezig voor werknemers. Dit leidt tot directe betrokkenheid en korte lijnen met directie en personeel. Interne HR kan maatwerk leveren afgestemd op de unieke behoeften en strategie van het bedrijf, waarbij het ook aandacht besteedt aan interne mobiliteit. Bijvoorbeeld het HR-beleid kan naadloos aansluiten bij de bedrijfsdoelen en een interne HR-professional kan als strategische partner optreden richting het management, waarbij ook aandacht is voor interne kandidaten. Voor veel mkb’s is personeel een kritische succesfactor, en iemand in huis hebben die zich hiermee bezighoudt kan bijdragen aan hogere medewerkerstevredenheid en een positieve bedrijfscultuur. Bij uitbesteding bestaat het risico van een meer generieke aanpak; externe providers bieden best practices, maar die zijn niet altijd volledig toegespitst op de organisatie. Ook hechten sommige bedrijven eraan dat vertrouwelijke informatie binnenshuis blijft en zien een interne HR-afdeling als veiliger voor privacy en data-controle binnen de organisatie. In sum, een interne HR-medewerker kan een tastbare meerwaarde bieden op het gebied van cultuur, betrokkenheid en strategische HR-inbedding die lastig volledig in euro’s uit te drukken is.

Risico’s en verborgen kosten: Beide opties kennen risico’s en potentieel verborgen kosten. Bij een interne oplossing is het bedrijf kwetsbaar als de HR-medewerker uitvalt of vertrekt – de organisatie raakt dan plots expertise kwijt en moet snel een vervanger zoeken in een krappe arbeidsmarkt. De afhankelijkheid van één persoon is hoog, wat continuïteitsrisico’s geeft, vooral als diegene fungeert als vertrouwenspersoon binnen het bedrijf. Daarnaast kunnen er interne “kosten” optreden als de medewerker niet alle kennis in huis heeft: juridische fouten of gemiste wijzigingen in wet- en regelgeving kunnen leiden tot boetes of problemen, of men moet dure externe adviseurs inschakelen ter ondersteuning. Bij HR-uitbesteding ligt het risico vooral in verlies van controle: men geeft een deel van de bedrijfsvoering uit handen, wat kan betekenen dat men minder grip heeft op hoe en wanneer dingen precies gebeuren. Er kunnen ook verborgen kosten optreden als de dienstverlening niet voldoet aan de verwachting: bijvoorbeeld als de externe partij taken buiten het contract toch in rekening brengt, of als de kwaliteit tekortschiet (fouten in de salarisverwerking kunnen ook dan boetes veroorzaken, al is de kans daarop kleiner door specialisatie). Ook kan communicatie trager of minder persoonlijk zijn als HR extern zit, waardoor signalen van medewerkers later doorkomen. Verder moet men rekening houden met eventuele transitie- en afsluitkosten: het wisselen van HR-provider of terughalen van HR in eigen beheer brengt migratie van data en processen met zich mee. Toch zijn veel van deze risico’s beheersbaar via goede afspraken en selectie van een betrouwbare partner. Een verborgen voordeel van outsourcing is dat technologie-investeringen door de dienstverlener worden gedragen; het mkb-bedrijf profiteert van moderne HR-software zonder zelf die kosten en implementatierisico’s te dragen. Omgekeerd kan een verborgen nadeel zijn dat men intern alsnog iemand nodig heeft (bijv. een vertrouwenspersoon) om vacatures te vervullen. een leidinggevende of office manager) om de link met het externe HR-bureau te beheren; die tijdsinspanning kost ook geld.

Relevante theorieën en modellen

Bij de beslissing tussen uitbesteden en zelf doen, spelen enkele managementtheorieën en modellen op het gebied van kosten en strategisch HRM een rol. Een kosten-batenanalyse is uiteraard het uitgangspunt: bedrijven moeten de total cost of ownership van een interne HR-functionaliteit afwegen tegen de kosten van een extern contract, inclusief moeilijker kwantificeerbare baten als kwaliteit en flexibiliteit. Vanuit de Transaction Cost Economics (TCE)-theorie zal een organisatie geneigd zijn te outsourcen als dit goedkoper is en minder risico’s geeft dan zelf uitvoeren, vooral als het gaat om interne en externe HR-processen. Niet-coreactiviteiten die geen concurrentievoordeel opleveren, kunnen volgens deze theorie beter extern worden ingekocht om kosten te besparen en focus te houden op kerncompetenties. HR voor een klein bedrijf wordt vaak gezien als ondersteunende activiteit – belangrijk, maar niet de kern van de bedrijfsproductie. Het core competence-model (Prahalad & Hamel) suggereert dat je als bedrijf moet investeren in waar je echt goed in bent en andere zaken kunt uitbesteden als gespecialiseerde derden het efficiënter kunnen doen. Dit sluit aan bij de praktijk dat mkb’s HR taken uitbesteden om zich te richten op hun kernactiviteiten.

Tegelijkertijd benadrukken moderne strategisch HRM-concepten dat goed personeelsbeleid juist een bron van concurrentievoordeel kan zijn. Volgens de Resource-Based View (RBV) kan het interne menselijk kapitaal en hoe dit gemanaged wordt binnen een bedrijf een unieke waarde creëren. Een eigen HR-adviseur die de bedrijfsstrategie vertaalt naar HR-beleid kan helpen om personeel beter te laten presteren in lijn met organisatiedoelen. Het Ulrich-model van HR-rollen is in dit kader relevant: Ulrich onderscheidt vier rollen voor HR, waaronder de administratieve expert en de strategisch partner. De administratieve HR-processen (personeelsadministratie, salaris, standaardprocedures) lenen zich goed voor outsourcing of shared services – ze moeten efficiënt en foutloos verlopen, iets waar schaalvoordeel en specialisatie zinvol zijn. Dit laat de interne organisatie (of HR-functionaris) meer ruimte voor de rollen van employee champion en strategic partner, die dichter bij de mensen en de bedrijfsstrategie staan. Kleine bedrijven hebben meestal geen uitgebreide HR-afdeling die alle Ulrich-rollen vervult; vaak doet één persoon of de ondernemer zelf van alles wat leidt tot versnippering. In theorie kan gedeeltelijke uitbesteding (bijv. van administratieve taken) de efficiëntie verhogen en tijd vrijmaken voor intern meer strategisch HR-denken – mits het bedrijf daar gebruik van maakt. Verder kan agency theory meespelen: door werk uit te besteden, geef je het uit handen aan een agent (de leverancier) en moet je erop vertrouwen dat deze in jouw belang handelt. Goede SLA’s en prestatie-indicatoren zijn nodig om ervoor te zorgen dat de externe partij de gewenste kwaliteit levert. Tot slot raakt kosten-efficiëntie vs. effectiviteit aan een klassieke managementafweging: een externe oplossing maximaliseert vaak efficiëntie en kostenbesparing, terwijl een interne oplossing mogelijk effectiever kan zijn in het creëren van bijv. een sterke cultuur of maatwerkoplossingen. Dit betekent dat bedrijven hun beslissing moeten laten aansluiten op hun strategie: als medewerkersbeleid een strategische pijler is, kan interne expertise cruciaal zijn; is HR vooral operationeel/supporting, dan ligt outsourcing meer voor de hand.

Actuele data en trends

Recente data laten zien dat de HR-kosten en oplossingen voor mkb in beweging zijn. Salarisbenchmarking toont aan dat de loonkosten voor HR-professionals de afgelopen jaren zijn gestegen, mede door schaarste aan HR-personeel. In 2025 ligt het gemiddelde salaris voor een HR-adviseur rond €4.641 bruto per maand, en HR-managers verdienen gemiddeld circa €5.000 bruto p/m, wat betreft de recruitment van extern talent. Voor een mkb met <50 medewerkers zou men echter vaak een iets minder senior functietitel aantrekken (HR-officer/HR-medewerker), met salarissen in de range van €3.000–€4.000 p/m (ca. €40k–€50k per jaar voor een interne HR-functionaris die verantwoordelijk is voor personeelszaken. Inclusief werkgeverslasten betekent dit dat een interne HR-kracht al snel €50.000–€70.000 per jaar kost all-in voor een werkgever. Deze loonkosten zijn in 2023–2024 omhoog gegaan door algemene loonstijgingen in Nederland (het modale salaris steeg naar ~€3.700 p/m), en HR-functies vormen hierop geen uitzondering. Dit maakt uitbesteden financieel extra aantrekkelijk, zeker voor kleine organisaties die die kosten liever vermijden.

Aan de kant van HR-outsourcing tarieven zien we eveneens duidelijke gegevens. Payroll- en HR-servicebedrijven hanteren concurrerende prijzen. Bijvoorbeeld, SD Worx rekent voor een mkb all-in pakket ongeveer €13,22 per loonstrook (inclusief HR- en salarissoftware). Andere aanbieders bewegen in de bandbreedte van €12,50–€20 per loonstrook. Voor een bedrijf met 50 medewerkers (en dus ~600 loonstroken per jaar) is dit grofweg €7.500–€12.000 op jaarbasis, aanzienlijk lager dan een intern salarisadministrateur. Breder HR-uitbesteding (inclusief personeelsadvies) kost wat meer: zo toont een HR-abonnement voor mkb aan dat €20–€30 p.p.p.m., wat kan helpen bij recruitment en het aantrekken van interne kandidaten. gangbaar is voor basisdiensten en ~€60 p.p.p.m. voor een totaalpakket. De hogere pakketten bieden dan extra’s als verzuimbeheer, juridische hulp en strategisch HR-advies. Deze prijzen (veelal exclusief btw) zijn de laatste jaren redelijk stabiel, met lichte stijging door indexatie. Wel zien we een trend dat aanbieders pakketten bundelen met technologie: veel HR-outsourcing komt samen met toegang tot een online HR-portal of software. Dit zogeheten HR as a Service (HRaaS)-model biedt tegen een vast tarief zowel software als menskracht. Denk aan combinaties zoals de “HR Hub” van Baker Tilly of HR-portal abonnementen. Voor mkb-ondernemers is het voordeel dat ze toegang krijgen tot tools die afzonderlijk duur of complex zouden zijn, vooral voor recruitment van extern talent.

Qua trends en ontwikkelingen geldt dat mkb-bedrijven steeds bewuster omgaan met hun HR-inrichting. Uitbesteding van HR-werkzaamheden is in opmars: specialisten signaleren dat “steeds meer bedrijven” hun HR-administratie uitbesteden voor tijdwinst, professionaliteit en efficiency in de interne vs externe HR-dienstverlening. De toename van complexe arbeidswetgeving (bijvoorbeeld Wet arbeidsmarkt in balans, veranderingen in arbeidsrecht, nieuwe verlofregelingen) maakt het voor kleine ondernemers lastig om alles bij te houden. Hierdoor is de behoefte aan externe expertise toegenomen. Tegelijk groeit het aanbod van flexibele HR-dienstverleners en digitale oplossingen. Een actuele ontwikkeling is de inzet van e-HRM: digitale HR-software kan bepaalde taken automatiseren, waardoor ondernemers minder handmatig werk hebben. Sommige bedrijven kiezen daardoor voor een middenweg: investeren in een goed HR-softwarepakket voor de eigen administratie, en incidenteel extern advies inkopen van recruiters. Desalniettemin blijkt dat gespecialiseerde outsourcing vaak efficiënter en foutlozer verloopt, vanwege automatisering én expertise bij de dienstverlener…. Verder zien we dat de arbeidsmarkt voor HR-professionals krap is; goede HR-medewerkers zijn schaars. Dit maakt het voor een mkb-bedrijf uitdagend om een ervaren HR-functionaris te vinden en te behouden – en duur, want dergelijke professionals hebben onderhandelingsmacht qua salaris. Outsourcing biedt dan een oplossing om toch toegang te krijgen tot HR-kennis. Daarnaast zijn bedrijven zich bewuster van risico’s: fouten in HR (bijvoorbeeld in contracten of loonafdracht) kunnen kostbaar zijn. Uitbesteding aan experts verkleint die kans op fouten aanzienlijk. Ten slotte wijzen trends op een integrale benadering: steeds vaker wordt niet alles-of-niets gekozen, maar een hybride model. Bijvoorbeeld, men besteedt salarisadministratie uit (of via een boekhouder) en regelt performance-gesprekken intern; of men heeft een parttime HR-consultant en gebruikt verder HR-software. Dienstverleners spelen hierop in met modulaire diensten. De verwachting is dat in de komende jaren HR-uitbesteding in Nederland verder zal toenemen, mede gedreven door de behoefte aan kostenbeheersing en toegang tot specialistische kennis. Tegelijk zal de drempel om een interne HR-medewerker aan te nemen iets opschuiven naar een groter personeelsbestand dan voorheen, omdat tot die tijd de combinatie van software en outsourcing volstaat. Kortom, de keuze tussen gedeeltelijke HR-uitbesteding en een interne HR-kracht blijft maatwerk, maar de beschikbare data tonen duidelijk de financiële voordelen van uitbesteding voor kleine mkb’s, terwijl bedrijven afwegen hoeveel waarde ze hechten aan de directe aanwezigheid van een eigen HR-professional.